[转帖]现金流的回款管理改进

在现在的市场环境下，企业的回款任务能否顺利完成，并不完全取决于企业自身，关键在于客户能否进行积极、有效的合作。营销管控不能仅仅关注销售收入和利润，更要重点关注企业的现金流。DELL企业董事长戴尔曾经面对企业亏损时举了一个很恰当的例子：DELL一直把注意力放在利润上，却很少重视现金周转的问题；这正如开着一辆车，却只盯着仪表盘上的速度表，而没注意到油表显示已呈红字；戴尔新的营运顺序不再是“增长、增长、再增长”，取而代之的是“现金流、获利性、增长，依次发展”。现金流管控中，合理规划、管好企业的应收账款和应付账款是重中之重。其中，企业进行回款工作在销售管理中的重要性越来越突出。对于企业而言，能否顺利回收账款，决定着企业的利益能否真正地实现，因此，在尽量短的时间内回收账款，成为企业销售管理的一个基本原则。然而，在现在的市场环境下，企业的回款任务能否顺利完成，并不完全取决于企业自身，关键在于客户能否进行积极、有效的合作。显然，对于大多数客户而言，资金并不总是处于充裕的状态，更为重要的是，社会、企业的信用体系尚未建立起来，一些企业甚至以欠款、赖帐为荣。在这种情况下，企业为了避免由于回款不力而陷入被动经营的怪圈，就必须引入信用管理、加强回款管控。在原先的回款管理中，主要问题有：部门职责不清晰；缺乏赊销额度控制；忽视过程控制；全员信用观念淡薄；赊销而非信用销售。在回款管控改进中，应抓住重点环节：引入信用管理、建立客户信用评估、授信制度、完善应收账款管理制度，在制定管控办法时，和实际相结合，使之易执行、好操作，既要明确责任、又要建立接口；重点放在事前预防与事中监控上，有效地控制赊销风险。 1、应用账龄管理法实际上，应收账款的管理就是基于应收账款账龄的管理，没有了账龄记录，许多信用风险管理办法都得不到很好实施。账龄管理的意义如下：便于运营管理部、营销部门了解每笔应收账款的逾期情况，及时催收；便于运营管理部、营销部门了解每个客户的拖欠情况，作为审批信用额度的参考；具体分析企业的应收账款回收状况，提高应收账款的管理水平；根据账龄的长短，制定不同比率，计提坏账准备金，加速企业资金周转。 2、款项管理策略应收账款管理牵涉到企业的决策、管理、执行和监督等方方面面，其情况复杂多变又对企业影响举足轻重，因此必须实行事前控制、事中控制、事后控制的全过程管理，有效地减少呆账和坏账产生。事前控制主要措施有：建立客户资信管理系统；完善授信程序与额度控制；签订合同风险防范；企业的信用管理部门要定期审核、修订合同模版；收集客户合同模版，进行回款条款分析，并加以建议。在信用管理初始阶段，企业系统了解每一位客户的信用状况尚有一定难度，但可以采取逐步推进的方式去实施。首先选择规模大、信誉好的大型机构客户作为试点对象，通过操作过程中不断地总结和归纳，从而形成一套适合企业自身特点的客户资信评价系统，然后再推广到中型或小型企业；对散客和流动客户目前宜严格执行先款后货或现款现货方式。事中控制具体包括： 1）制定合理的信用政策。信用政策包括信用标准、信用期限和现金折扣政策三个方面。信用标准高，会使企业遭受坏账损失的可能性减少，却不利于销售；信用标准低，有利于刺激销售增长，却有可能使坏账损失增加，只有当应收账款所增加的盈利超过所增加的成本时，才能实施和使用这种信用标准。同样，延长信用期限会使销售额增加，但也会带来应收账款机会成本、坏账成本等额外的负担，当前者大于后者时，可延长信用期，否则不宜延长。采用现金折扣，要与信用期限结合起来考虑，并考虑折扣所带来的收益与成本孰高孰低。 2）在销售合同中明确回款条款：1、交易条件，如品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；2、双方的权利义务和违约责任；3、合同期限；4、签订时间、经办人签名；5、经企业审核后，加盖合同专用章或企业印章；6、可使用一定的债权保障手段，如提供担保、保险等。 3）进行应收账款的跟踪管理。应收账款一旦形成，企业要在货款形成的前期或早期进行适度催收，并对该应收账款进行追踪分析和监督。企业要对客户的经营情况、偿付能力进行追踪分析，并将那些欠款金额大、欠款时间长、经营状况差的客户作为跟踪的重点。通过应收账款跟踪管理，还可以保持与客户经常联系，提醒付款到期日，催促付款，了解和发现产品质量、时效和服务等方面存在的问题，以便做出相应的改正，维护与客户的良好关系。同时，也会使客户感觉到企业施加的压力，使客户一般不会轻易推迟付款，极大地提高应收账款的回收率。事后控制是指对逾期应收账款的处理及对违约拖欠货款客户的处理，具体包括对应收账款回收情况的监督、制定适当的收款政策和票据的代理以及应收账款的抵押。 3、建立有效的激励制度激励制度是企业管理制度中一项非常重要的制度，对激励制度的运用难点是度的把握、时机的把握，要做到恰到好处。针对回款工作的考核以账龄分析法为依据，根据企业以往回款管理工作经验，对回款主体制定了奖惩办法。在奖惩办法中将款项按性质和账龄两个标准分类，针对不同类别款项制定不同的奖惩措施，对按计划回款、超计划回款行为进行奖励，对拖期回款行为进行惩罚。奖惩办法以过程控制及结果考核相结合为原则，并结合新制定的月度奖惩办法与企业现行的季度、年度奖惩办法。为了激发回款工作积极性，企业设置了月度、季度、年度回款专项奖，比如：月度回款冠军奖、月度回款管理奖、季度回款次数奖等，将日常绩效考核和专项奖励结合起来，并通过抽奖、联谊等丰富多彩的形式，将回款人员的工作热情调动起来，起到了良好的效果。 4、回款考核办法在回款管控中要针对不同账龄的款项，制定不同的考核办法，奖励按计划回款、超计划回款，惩罚拖后回款。惩罚可采用利息罚金及责任罚金两种；为了使奖励方法引导过程管理，做到及时激励，奖励主要依照对月度回款计划的完成程度进行。企业每年因应收账款未回收而造成的贷款利息，在以往的回款管理中，以财务成本预估方式加在营销成本中。经过管控改进，在回款考核办法中，通过责任认定，如在合理回款日期内不能完成回款，针对未回收款进行相应的利息罚金惩罚，该利息罚金由未回收款责任主体承担。由于责任人承担利息罚金，财务成本将不再分摊给业务部门。责任罚金主要针对业务部门管理者的管理责任疏忽而进行的惩罚。 5、回款管理信息化改进回款管理的大量工作是处理和传递信息。此部分工作量繁重，企业需要应用信息技术手段进行改进，以便于更好地进行分析与决策。在回款管理系统中需完善三大类信息数据库：一是客户类信息，即客户的基础信息与信用信息；二是业务类信息，即进销存类的信息和数据；三是财务类信息，主要指基于应收账款明细的各类信息和数据。回款管理系统功能上要逐步完善客户信用自动评估系统、信用申请审批系统、订单自动处理系统、额度控制功能、发货控制系统、应收账款预警跟踪系统、辅助追账功能、客户信用记录查询系统、客户协调功能、灵活的管理、考核、分析报告功能等。在使用过程中，为了真正地成为收款人员的利器，还要注意以下几点以提高系统的适时监控性和信息集成度： 1）随时对客户信息进行维护。当客户的信用等级变化后，可以在系统中进行修改。将对客户设定的信用等级、信用额度和付款期限录入系统中，在接收客户订货时，可以查询客户应收款信息。录入订单时，系统自动判断客户信用限额，如果超出限额则需进行评审，情报部门将评审结果录入系统，销售部此时可以录入订单，并记录评审信息，否则系统不予接收订单。规定在某个额度范围内的任何赊欠，由具体经办人按规定办理；超出某个额度，一定要有规定级别的负责人进行审批；对信用等级较差的客户，更要从严掌握，这样就做到了事前防范。 2）对应收账款进行账龄分析。加强对客户的应收账款管理。在发货给客户后，需对应收款进行事中管理，即发货之后直到货款到期日之前，对客户及应收账款监督、管理。在系统中可以对客户的应收账款明细及汇总资料进行查询、打印，企业可以随时了解客户的应收账款，并且进行账龄分析。对于逾期的应收款，系统可以打印催款单，企业可以据此进行跟踪管理：电话沟通、信函提示等。 3）加强对客户的追款力度。当客户发生拖欠应收账款时，企业应该积极做好催收工作。根据ERP系统的应收账款信息，对于账龄较短且客户信用较好的应收账款，企业应做好正常的催收工作；对于账龄较长或信用不太好的应收账款，企业应考虑货币的时间价值，给予销售折扣或允许购货方以货抵款；对于逾期未收回的应收账款可以通过债务重组或诉讼等办法，用法律手段强制收回等。 6、建立债权保障制度建立债权保障制度，转嫁赊销信用风险。所谓保障债权就是要把有风险的业务转嫁出去，或者增加保障的措施。比如，一笔收益丰厚但风险很大的业务，放弃意味着潜在利润的损失，签约则意味着信用风险巨大，而且通过信用调查和评估也无法确定。这时企业应该怎么做呢？必须运用各种债权保障手段，如客户股东和管理人员的个人担保、企业法人担保、抵押、保理、信用保险、专业机构担保等。其中，前三项是企业内部债权保障措施，是企业要求客户自身提供的保障；后三项是企业外部债权保障措施，是信用服务机构、银行、保险企业、担保企业提供的信用保障服务。一个优秀的企业，必须学会灵活选择和运用这些债权保障手段，即能够赚取利润，又可以降低信用风险。 7、加强结算方式管理企业合理选择结算方式对加速资金周转，抑制货款拖欠，加强财务管理，促进企业发展具有重要意义。目前企业比较常用的结算方式是电子汇兑、银行承兑汇票、支票、银行汇票与现金结算方式。各种结算方式各具特点，各有其适用范围。如果销售企业对客户单位的信用情况不掌握，对及时、足额收回款项缺乏信心，可以选择电子汇兑、支票款到账后发货、银行汇票、银行承兑汇票结算方式；如果对客户单位的信用情况有所了解，在以往的交易中无不良付款记录，除了选取上述结算方式外，可以考虑采取支票结算方式；如果客户单位信用度比较高，在选取上述结算方式的同时，还可以考虑采用银行承兑汇票结算方式。如果欲即期收款，可以选取电子汇兑、支票、银行汇票、现金结算方式；如果打算约期收款，可以选取银行承兑汇票结算方式。